Slovarček izrazov

Arhivsko gradivo: je dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost oseb v skladu s strokovnimi navodili pristojnih oseb. Najkasneje v roku 30 let od nastanka gradiva se odbrano arhivsko gradivo izroči pristojnem arhivu.

 

CRM (angl. Customer Relationship Management):  izraz pomeni upravljanje odnosov s strankami.

DMS ( angl. Document Management System): je sistem za upravljanje z dokumenti.

Dokument: je vsak zapis, s katerim se začne, dopolni, spremeni, prekine ali konča upravno delo. Je vsak zapis o poslovnem dogodku, vsak račun, zapisnik, poročilo, elaborat  in podobno. Dokument je temeljna enota dokumentarnega gradiva in ima različno zunanjo obliko. Je nosilec informacij.

Dokumentarno gradivo: je izvorno in reproducirano (pisano, risano, tiskano, fotografirano, filmano, fonografirano, magnetno, optično ali kako drugače zapisano) gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu pravnih oz. fizičnih oseb.

 

Dosje: celota več dokumentov različne vsebine, ki zadevajo isto fizično ali pravno osebo, oz. dokumentov iste vsebine, ki zadevajo različne fizične in pravne osebe.

Evidenca: zbirka (register, razvid, kartoteka) podatkov, ki vsebuje sistematično urejene dokumente, podatke ali informacije in se vodi z informacijsko ali klasično tehnologijo ter je namenjena izvajanju procesov organizacije.

Evidenca dokumentarnega gradiva: evidenca dosjejev in dokumentov.

ICR( angl. Intelligent Character Recognition): je avtomatska prepoznava teksta na dokumentih, katere ste skenirali  in ga tako brez pretipkavanja lahko popravljate. Postopek je namenjen predvsem prepoznavanju rokopisov.

Indeksacija: je opremljanje digitalnih dokumentov z metapodatki (iskalnimi atributi).

Informacijski sistem: je urejena celota dokumentov, podatkov in informacij ter sredstev za neposredno opravljanje informacijske dejavnosti v procesih dela.


JPEG (angl. Joint Photographic Experts Group): je kompresiran format za učinkovito shranjevanje digitalnih slik.

Katalog zbirke osebnih podatkov: je opis zbirke osebnih podatkov.


Klasifikacijski načrt: je sistem razvrščanja dokumentov, zadev in dosjejev na podlagi vsebine, ki jo  v ustanovah opredeljujejo pristojnosti, naloge, poslovne funkcije, predmet poslovanja ali dejavnosti ustanove.

Klasifikacijski znak: številčni znak vzet iz klasifikacijskega načrta, s katerim se razvrščajo zadeve po vsebini.

Medij: vse vrste sredstev, na katerih so zapisani dokumenti, podatki ali informacije.

Metapodatek: vsebuje informacije o nekem podatku, ki same niso del le-tega.

Mikrofilmanje gradiva: je postopek snemanja dokumentarnega gradiva s papirja na film, ki ga opravimo s pomočjo pretočnih ali koračnih mikrofilmskih kamer.

OCR (angl. Optical Character Recognition) optično prepoznavanje znakov. Program prepozna znak, besedilo, iz npr. poskeniranega papirnega dokumenta, slike in drugih digitalnih formatov.

Osebni podatki: so dokumenti,podatki ali  informacije, ki kažejo na lastnosti, stanja ali razmerja posameznika (fizična oseba na katero se nanašajo osebni podatki)  ne glede na obliko v kateri so izraženi.

 

Priloga: je lahko dokument, ki je priložen osnovnemu dokumentu za dopolnitev, kot pojasnilo ali dokaz njegove vsebine.

 

Signirni načrt: vsebuje številčne ali črkovne oznake organizacijskih enot ustanove in delovnih mest oz. imen in priimkov delavcev, ki rešujejo in ustvarjajo dokumente in zadeve.

 

Skeniranje gradiva: je oblika zapisovanja, snemanja ter shranjevanja dokumentov s pomočjo računalniške strojne in programske opreme ter možnosti prikazovanja na računalniškem zaslonu in shranjevanja skeniranih slik dokumentov na različne medije.

 

Stalna zbirka dokumentarnega gradiva: je dokumentarno gradivo, katero se poredkeje uporabljaja pri delu, vendar pa je še pomembno za organizacijo, lahko pa tudi za širšo ali ožjo družbeno skupnost. V stalni zbirki dokumentarnega gradiva se gradivo hrani do izteka rokov hrambe ali do izročitve arhivskega gradiva pristojnemu arhivu.

 

Šifra zadeve: evidenčna oznaka zadeve, sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in vse štiri številke letnice leta, v katerem je zadeva nastala.

 

Tekoča zbirka dokumentarnega gradiva: je gradivo, ki je že rešeno in ga uslužbenci pogosto potrebujejo pri delu. Ko se zadeva reši, se nemudoma uvrsti v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva.


Trajno gradivo: je lastno dokumentarno gradivo, ki je pomembno za delo organizacije in je določeno z akti organizacije ali veljavnimi predpisi.

 

Varovan podatek: je osebni ali zaupen podatek, katerega obravnavanje mora spremljati izvajanje določenih varnostnih postopkov in ukrepov.

 

Zadeva: celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje, isto nalogo ali isti problem.

 

Zaupni podatki: dokumenti, podatki in informacije, ki so tako pomembni, da bi z njihovo izdajo nastale škodljive posledice za poslovanje.